Specialist, Stakeholder Experience / Spécialist...

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About the College of Immigration and Citizenship Consultants (the College)

The College is the authority mandated by the Government of Canada to regulate the practice of Regulated Canadian Immigration Consultants (RCICs) and Regulated International Student Immigration Advisors (RISIAs). Its role, authority and powers are established in the College of Immigration and Citizenship Consultants Act (Canada). The College sets and enforces the licensing, education and ethical standards of the profession in the public interest.

Industry

Self-Regulatory Organization (SRO)

Position

JOB TITLE:                                    Specialist, Stakeholder Experience

Department:                            Communications and Stakeholder Relations

Reports to:                               Manager, Issues Management and Stakeholder and Government Relations

Language Requirement:         Bilingual Non-Imperative

Location:                                 Canada

Classification:                         Permanent Full-time

Why join us?

Do you want to be part of a team that strives to enhance and uphold Canada’s immigration and citizenship consulting profession? If you share our passion and purpose, please consider applying for the opportunity below to become part of a team that makes a difference.

How will this role support our team? 

The incumbent is responsible for triaging, tracking and responding to inbound inquiries from the public, licensees, media and other stakeholders. The incumbent serves as the primary point of contact for incoming communications and ensures timely, accurate, and consistent responses aligned with the College’s regulatory mandate. The incumbent further supports the coordination of complex or sensitive inquiries across internal teams and helps maintain high service standards for public-facing communications 

Responsibilities Include (but are not limited to)

• Lead the intake and triage of inbound inquiries, ensuring requests are assessed, categorized, prioritized, and directed to appropriate subject matter experts.
• Lead the development and implementation of service standards, response protocols, and turnaround time expectations, including service level agreements where appropriate.
• Create, organize, and maintain a centralized knowledge management resource to improve consistency, reduce duplication, and strengthen access to current information.
• Prepare regular and ad-hoc reports on inquiry activity, service performance, trends, and operational risks to support planning and evidence backed decision-making.
• Provide training, guidance, and ongoing support to staff on intake processes, documentation standards, and knowledge resources.
• Recommend and support improvements to systems, processes, and tools to strengthen service delivery, streamline workflow, and improve the user experience.

This role will support our team by providing

• Analytical and problem-solving skills to identify trends, assess issues, and develop practical recommendations to support timely, consistent, and effective responses.
• Time management and prioritization skills to prioritize conflicting demands and commitments.
• Organizational stills to independently plan and organize daily activities.

Required Education and Experience

• Bachelor’s degree in public administration, communications, policy, business administration, or a related field.
• 3-5 years’ experience managing or responding to high volumes of public or stakeholder inquiries.
• Bilingualism in English and French will be considered an asset.

 What We Offer

• The College hires and onboards 100% remotely
• The opportunity to protect the public interest within the immigration and citizenship sector
• A culture of transparency, where team members are involved in important conversations
• Full health benefits from day one for you and your family
• Access to the Employee and Family Assistance program
• RRSP match

How to Apply

Click here to upload your resume and brief cover letter indicating why you feel you are fit for this role.

Your personal information is collected and used by the College when you apply for employment with the College. Please read the College’s Privacy Notice for more information regarding its privacy practices.

The College is an equal opportunity employer. We welcome applications from persons legally entitled to work in Canada, who represent the diversity of our nation, and whose qualifications meet the skills and experiences we seek. We are committed to providing equal opportunities to all candidates and to meeting the needs of people with disabilities. Should you be contacted regarding an employment opportunity and require an accommodation for a disability, we will be pleased to work with you to identify how we can best support you through this process.

The successful candidate will be required to undergo a criminal background check.

While we thank all applicants for their interest, only those identified for further consideration will be contacted.

Ce poste est affiché en français sur notre site Web à https://college-ic.ca/quoi-de-neuf/carrieres.

À propos du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (le Collège)

Le Collège est l’autorité mandatée par le gouvernement du Canada pour réglementer la pratique des consultants réglementés en immigration canadienne (CRIC) et des conseillers réglementés en immigration pour étudiants étrangers (CRIEE). Son rôle et ses pouvoirs sont établis dans la Loi sur le Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (Canada). Le Collège établit les normes de la profession en matière de délivrance de permis, de formation et d’éthique et veille à leur application dans l’intérêt public.

Secteur

Organisme d’autoréglementation (OAR)

Poste

TITRE DU POSTE :                  Spécialiste, Expérience – parties prenantes

Service :                                Communications et relations avec les parties prenantes

Supérieur immédiat :            Gestionnaire, gestion d’enjeux et relations avec les parties prenantes et gouvernementales

Exigences linguistiques :     Bilinguisme non essentiel

Lieu :                                     Canada

Classification :                      Poste permanent à temps plein

Pourquoi vous joindre à nous?

Souhaitez-vous faire partie d’une équipe qui a à cœur de renforcer et de soutenir la profession de consultant en immigration et en citoyenneté? Si vous partagez notre passion et notre objectif, posez votre candidature ci-dessous pour vous joindre à une équipe qui apporte une contribution importante.

De quelle façon ce rôle soutiendra-t-il notre équipe? 

Le ou la titulaire du poste est responsable du triage, du suivi et du traitement des demandes provenant du public, des titulaires de permis, des médias et d’autres parties prenantes. Le ou la titulaire du poste agit comme personne-ressource principale pour les communications entrantes et s’assure que les réponses sont rapides, précises et cohérentes, en phase avec le mandat de réglementation du Collège. Le ou la titulaire du poste assure également la coordination des demandes complexes ou délicates entre les équipes internes et contribue au maintien de normes élevées de service pour les communications destinées au public. 

Les responsabilités comprennent les éléments suivants (sans toutefois s’y limiter)

• Diriger la réception et le triage des demandes reçues en veillant à ce qu’elles soient évaluées, classées par ordre de priorité et acheminées aux experts en la matière appropriés.
• Diriger l’élaboration et la mise en œuvre de normes de service, de protocoles d’intervention et d’exigences en matière de délais de traitement, y compris d’ententes sur les niveaux de service, s’il y a lieu.
• Créer, structurer et tenir à jour une ressource centralisée de gestion des connaissances afin d’améliorer la cohérence, de réduire les doublons et d’assurer l’accès à des renseignements à jour.
• Préparer des rapports réguliers et ponctuels sur l’activité liée aux demandes, le rendement en matière de service, les tendances et les risques opérationnels afin de faciliter la planification et de permettre la prise de décisions fondées sur des données probantes.
• Offrir de la formation, des conseils et un soutien continu au personnel concernant les processus de réception des demandes, les normes concernant la documentation et les ressources en matière de connaissances.
• Formuler des recommandations et assurer un soutien quant aux améliorations à apporter aux systèmes, aux processus et aux outils afin de renforcer la prestation de services, de rationaliser les flux de travaux et d’améliorer l’expérience utilisateur.

Ce rôle soutiendra notre équipe en y apportant les éléments suivants

• Esprit d’analyse, aptitudes à résoudre les problèmes et capacité à dégager les tendances, à évaluer les enjeux et à formuler des recommandations concrètes pour appuyer des réponses rapides, cohérentes et pertinentes
• Aptitudes pour la gestion du temps et l’établissement des priorités afin de gérer des demandes et engagements concurrents
• Sens de l’organisation et capacité à planifier et à organiser de manière autonome les activités quotidiennes

Formation et expérience requises

• Baccalauréat en administration publique, en communications, en politiques, en administration des affaires ou dans un domaine connexe
• De trois à cinq ans d’expérience dans la gestion ou le traitement d’un volume élevé de demandes provenant du public ou de parties prenantes
• Bilinguisme (anglais et français), un atout

 Ce que nous offrons

• Le processus d’embauche et d’accueil du Collège se fait entièrement à distance
• L’occasion de protéger l’intérêt public relativement à l’immigration et la citoyenneté
• Une culture de transparence où les membres de l’équipe participent aux conversations importantes
• Prestations-maladie complètes dès le premier jour, pour vous et votre famille
• Accès au programme d’aide aux employés et à leur famille
• Contribution équivalente de l’employeur au REER

Pour postuler

Cliquez ici pour téléverser votre curriculum vitæ et une courte lettre de présentation indiquant les raisons pour lesquelles vous estimez être à même d’assumer ce rôle.

Vos renseignements personnels sont recueillis et utilisés par le Collège lorsque vous postulez pour un emploi auprès du Collège. Veuillez lire l’avis de confidentialité du Collège pour plus de renseignements à propos de ses pratiques relatives à la protection de la vie privée.

Le Collège est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Nous acceptons les candidatures des personnes légalement autorisées à travailler au Canada, qui représentent la diversité de notre pays, et dont les qualifications satisfont aux compétences et expériences que nous recherchons. Nous sommes résolus à offrir des chances égales à tous les candidats et à respecter les besoins des personnes ayant un handicap. Si nous communiquons avec vous au sujet d’une occasion d’emploi et que vous avez besoin d’une mesure d’adaptation en raison d’un handicap, nous nous ferons un plaisir de collaborer avec vous pour déterminer comment vous soutenir le mieux possible dans le cadre de ce processus.

La personne choisie devra se soumettre à la vérification de son casier judiciaire.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les candidats présélectionnés.

Ce poste est affiché en anglais sur notre site Web à https://college-ic.ca/whats-on/careers.